Comment organiser un séminaire au vert ?
Mis à jour le 04-02-2022
Définir les attentes du séminaire
C’est facile à dire mais lister les attentes et constituer un programme en amont n’est souvent pas une chose facile. Les décisionnaires ne sont parfois pas facilement disponibles et le temps passe. Il faut parfois accepter d’avoir uniquement les grosses briques pour se lancer avant que les lieux ne soient plus disponibles.
Voici les questions auxquelles il faut avoir réponse avant d’aller plus loin :
• Quel est la date et la durée du séminaire résidentiel ?
• Doit-on prévoir des salles de séminaire équipes sur place ?
• Combien de participants ? Mais surtout combien de chambre : twin ? single ?
• Doit on prévoir une soirée dansante qui finira tard ?
• Combien de temps de trajet maximum pour votre séminaire au vert ?
• Quelle est la fourchette de budget par personne ?
Si ces questions ne sont pas clarifiées, il est impossible de commencer une recherche de lieux car vous risquer de ne pas pouvoir cibler des lieux adaptés. Ou encore d’avoir des devis trop loin du réel. Il existe aussi une chance que les lieux refusent de vous faire des devis si par exemple vous n’avez pas de date ou de budget estimatif.
Réserver le lieu de séminaire
Pour trouver le lieu idéal vous pouvez cibler vous-même des lieux sur des sites recensant les lieux de séminaire au vert ou bien directement nous confiez votre recherche, nous n’appliquons aucun frais ni surcout, notre métier est de vous proposer des suggestions de lieux adaptés grâce à notre expertise.
Il existe de nombreux type de lieux disponibles pour un séminaire au vert :
• Châteaux
• Domaines
• Hôtels de charme
• Hébergements insolites : cabanes, fermes, etc.
Une fois une petite liste de lieux retenues, il est préférable de visiter ou d’échanger avec une personne connaissant les lieux. Les photos permettent de se faire une 1ère idée de l’esprit général du lieu mais elles peuvent réserver des surprises, notamment sur des grands espaces avec plusieurs bâtiments ou niveaux.
Concernant le devis, il est important de bien s’entendre sur les attentes et le standing des prestations. Beaucoup de lieux de séminaire au vert peuvent s’adapter à la hausse ou à la baisse selon votre budget notamment concernant la restauration.
Une fois le lieu idéal trouvé, il faut porter une attention particulière aux conditions générales de ventes. Faite vous aider au besoin. Il sera également nécessaire de verser un acompte pour réserver formellement le lieu de séminaire.
Enfin, organiser les activités team building
Le lieu dispose souvent d’une palette d’activités spécifiques à son établissement, en lien avec la proximité avec un plan d’eau, d’une forêt ou d’une ville de charme par exemple. Mais au-delà des cas particuliers, la plupart les activités sont organisables dans n’importent quels lieux de séminaires au vert. Ce sont alors des agences de team building qui se déplacent avec les installations et les animateurs.
Pour les petits budgets vous pouvez aussi prévoir des activités organisées par vos soins comme une olympiade, une chasse au trésor ou encore un quizz. Ce sont alors souvent des activités hyper personnalisées qui impactent favorablement vos participants.
Une autre piste pour optimiser le budget est d’utiliser les installations disponibles de chaque lieu de séminaire comme les terrains de tennis, de pétanques ou la présence d’un spa ou de vélos par exemple. Il conviendra alors de prévoir des moments off pendant le programme de votre séminaire.
