Come organizzare un seminario nel verde?

È facile a dirsi, ma elencare le aspettative e stilare un programma in anticipo spesso non è semplice. I decisori a volte non sono facilmente disponibili e il tempo passa. A volte bisogna accettare di avere solo le linee guida principali per iniziare, prima che le location non siano più disponibili.

Ecco le domande a cui bisogna rispondere prima di procedere:
• Qual è la data e la durata del seminario residenziale?
• Bisogna prevedere sale per seminari di squadra in loco?
• Quanti partecipanti? Ma soprattutto quante camere: twin? singole?
• Bisogna prevedere una serata danzante che finirà tardi?
• Qual è il tempo di viaggio massimo per il vostro seminario nella natura?
• Qual è la fascia di budget per persona?

Se queste domande non vengono chiarite, è impossibile iniziare una ricerca di location perché si rischia di non riuscire a individuare luoghi adatti. O ancora di avere preventivi troppo lontani dalla realtà. Esiste anche la possibilità che le location rifiutino di fare preventivi se, per esempio, non avete una data o un budget stimato.

Per trovare il luogo ideale, puoi individuare tu stesso delle location su siti che elencano i posti per seminari nella natura oppure affidare direttamente a noi la tua ricerca, senza alcun costo aggiuntivo o sovrapprezzo. Il nostro compito è proporti suggerimenti di luoghi adatti grazie alla nostra esperienza.

Esistono molti tipi di luoghi disponibili per un seminario nella natura:
• Castelli
• Tenute
• Hotel di charme
• Alloggi insoliti: capanne, fattorie, ecc.

Una volta stilata una breve lista di luoghi, è preferibile visitarli o confrontarsi con una persona che li conosce. Le foto danno una prima idea dello spirito generale del luogo, ma possono riservare sorprese, specialmente per spazi ampi con più edifici o livelli.
Per quanto riguarda il preventivo, è importante accordarsi bene sulle aspettative e sul tenore dei servizi. Molti luoghi per seminari nella natura possono adattarsi verso l'alto o verso il basso in base al budget, specialmente per la ristorazione.
Una volta trovato il luogo ideale, bisogna prestare particolare attenzione alle condizioni generali di vendita. Fatti aiutare se necessario. Sarà anche necessario versare un acconto per prenotare formalmente il luogo del seminario.

Il luogo dispone spesso di una gamma di attività specifiche della struttura, legate alla vicinanza a uno specchio d'acqua, a una foresta o a una città affascinante, per esempio. Ma al di là dei casi particolari, la maggior parte delle attività sono organizzabili in qualsiasi luogo di seminari nel verde. Sono allora le agenzie di team building che si spostano con le attrezzature e gli animatori.
Per i budget ridotti potete anche prevedere attività organizzate da voi, come un'olimpiade, una caccia al tesoro o un quiz. Spesso si tratta di attività iper personalizzate che hanno un impatto positivo sui partecipanti.
Un'altra strada per ottimizzare il budget è utilizzare le strutture disponibili di ogni luogo di seminario, come campi da tennis, da bocce o la presenza di una spa o di biciclette, per esempio. Sarà quindi opportuno prevedere momenti off durante il programma del vostro seminario.