Como organizar um seminário na natureza?

É fácil de dizer, mas listar as expectativas e constituir um programa antecipadamente muitas vezes não é uma coisa fácil. Os decisores por vezes não estão facilmente disponíveis e o tempo passa. Por vezes é preciso aceitar ter apenas as grandes linhas para começar antes que os locais deixem de estar disponíveis.

Eis as perguntas às quais é preciso ter resposta antes de avançar:
• Qual é a data e a duração do seminário residencial?
• Devemos prever salas de seminário de equipa no local?
• Quantos participantes? Mas sobretudo quantos quartos: twin? single?
• Devemos prever uma noite de dança que termine tarde?
• Qual é o tempo máximo de viagem para o seu seminário no verde?
• Qual é o intervalo de orçamento por pessoa?

Se estas perguntas não forem esclarecidas, é impossível começar uma pesquisa de locais, pois corre o risco de não conseguir direcionar locais adequados. Ou ainda de ter orçamentos demasiado longe da realidade. Existe também a possibilidade de os locais se recusarem a fazer orçamentos se, por exemplo, não tiver uma data ou um orçamento estimado.

Para encontrar o local ideal, você pode selecionar você mesmo locais em sites que listam lugares para seminários na natureza ou nos confiar diretamente a sua pesquisa – não aplicamos quaisquer taxas ou sobretaxas, o nosso trabalho é oferecer sugestões de lugares adequados graças à nossa experiência.

Existem muitos tipos de locais disponíveis para um seminário na natureza:
• Castelos
• Propriedades
• Hotéis de charme
• Alojamentos inusitados: cabanas, fazendas, etc.

Depois de ter uma pequena lista de locais, é preferível visitá-los ou trocar ideias com alguém que conheça os lugares. As fotos dão uma primeira ideia do espírito geral do local, mas podem reservar surpresas, especialmente em espaços grandes com vários edifícios ou níveis.
Em relação ao orçamento, é importante alinhar as expectativas e o nível dos serviços. Muitos locais para seminários na natureza podem adaptar-se para cima ou para baixo conforme o seu orçamento, especialmente no que diz respeito à restauração.
Depois de encontrado o local ideal, é preciso prestar atenção especial às condições gerais de venda. Peça ajuda se necessário. Também será necessário pagar um sinal para reservar formalmente o local do seminário.

O local dispõe frequentemente de um leque de atividades específicas do seu estabelecimento, relacionadas com a proximidade de um plano de água, de uma floresta ou de uma cidade encantadora, por exemplo. Mas para além dos casos particulares, a maioria das atividades pode ser organizada em qualquer local de seminários no verde. São então as agências de team building que se deslocam com as instalações e os animadores.
Para orçamentos pequenos, também podem prever atividades organizadas por vocês, como uma olimpíada, uma caça ao tesouro ou um quiz. São então frequentemente atividades hiper personalizadas que impactam favoravelmente os vossos participantes.
Outra pista para otimizar o orçamento é utilizar as instalações disponíveis de cada local de seminário, como campos de ténis, de petanca ou a presença de um spa ou de bicicletas, por exemplo. Será então conveniente prever momentos de pausa durante o programa do vosso seminário.